Diseño de un manual de funciones por competencias para la empresa Todo Copias : San Marcos- Sucre

Abstract

TODO COPIAS es una empresa cuyo objeto social es la prestación del servicio de fotocopias y todo lo relacionado con papelería. Esta empresa inició labores el 20 de Noviembre del año 2000, fundada por la señora Rosalba Pereira, actual gerente de la empresa. Se encuentra ubicada en la calle 10 Nº 40-60 del municipio de San Marco Sucre a lo largo del tiempo se ha ido incrementando sus servicios así como su recurso humano haciéndose cada vez más reconocida en la cabecera municipal. En el trabajo realizado encontramos que: La empresa Todo Copias de San Marco Sucre no cuenta con un manual de funciones específico que le ayude a sus trabajadores definir y realizar las tareas correspondientes por cada sección. Las funciones que se tienen asignadas no tienen rol específico sino que se toman de forma general lo que induce a que el desempeño de los trabajadores no sea eficiente. La organización no cuenta con un programa de evaluación y análisis que le permitan medir el nivel de rendimiento laboral de sus colaboradores. La empresa no cuenta con procesos de capacitación de los funcionarios que le permitan seguir creciendo y aprendiendo nuevas cosas para desarrollar su trabajo de forma más eficiente. Con relación a lo escrito, el trabajo se enfoca en poder realizar un manual de funciones que permita detallar todas las competencias y perfiles asociados a 9 cada puesto con base a los problemas y necesidades que tiene la organización. Con el manual de funciones de la empresa TODO COPIAS, se quiere estructurar y documentar la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada uno de los empleados. Para lo anterior se utilizaron dos instrumentos, el primero fue la observación y el segundo la realización de encuestas en las que participó todo el personal que colabora en la empresa permitiendo conocer sus habilidades, competencias, funciones, niveles jerárquicos, entre otros aspectos importantes con el fin de conocer cuáles son las competencias necesarias para llevar a cabo una buena labor en cada una de las actividades que se deben realizar por el personal, permitiendo conocer la mejor ubicación de cada empleado dentro de los puestos de trabajo de la empresa, además de ayudar a conocer las necesidades y planificar el trabajo de tal manera que cada persona desempeñe sus funciones sin la existencia de ambigüedades funcionales entre los distintos cargos. En todo lo expuesto anteriormente los pasos a seguir fue el de hacer visitas a la empresa para la aplicación de las encuestas en un periodo de tres meses en donde se aplicaban las encuestas por turno, para no afectar el horario de trabajo y se hacían de forma jerárquica comenzando con el gerente y con preguntas cerradas en orden anotando las observaciones del trabajo de campo aplicado. Para establecer las funciones específicas de cada empleado así como su evaluación y aplicación. Especificar las funciones de cada uno de los empleados para una mayor eficiencia dentro de la organización. 10 Conocer los aspectos de comportamiento y desempeño que la empresa. Conocer cuáles son las expectativas respecto a su desempeño y asimismo Tener la oportunidad para hacer autoevaluación y autocrítica para un buen desarrollo. Establecer secciones en donde participen todos para así crear un buen clima organizacional para desarrollar un trabajo en equipo. Hacer una evaluación constante y precias del desempeño laboral. Poder alcanzar las metas propuestas de la organización. Tomar las medidas pertinentes cuando se presente un problema en una labor señalada. Y de forma general este manual de funciones servirá para que la empresa mejore en todos los aspectos organizacionales y empresariales que le permitirán seguir desarrollando sus actividades de forma eficiente.